Management Information Systems

Perkembangan teknologi yang begitu pesat berdampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan dalam melaksanakan seluruh kegiatan manusia. Di lain pihak juga berdampak negatif dan perlu segera diantisipasi. Teknologi informasi yang menjadi “booming” menjadikan tidak ada pembatasan wilayah negara. Setiap orang dapat berkomunikasi dan bertukar informasi secara langsung, capat dan akurat tanpa melalui batas-batas formal. Hanya dengan membuka komputer dan acces melalui internet, berbagai informasi dapat diperoleh sesuai dengan kebutuhan. Begitu pesatnya perkembangan teknologi ini sehingga abad sekarang dan akan datang dikatakan sebagai abad informasi. Barang siapa menguasai informasi, maka akan menguasai kehidupan. Perkembangan bidang ini, nampaknya berakibat terhadap bnidang kearsipan.Bukan saja terhadap pengelolaan dan penyediaan arsip sebagai sumber informasi serta teknologi informasi terhadap kegiatan kearsipan, tetapi juga penyediaan dan pemberdayaan sumber daya manusia menghadapi tantangan tersebut.

Perkembangan Teknologi Informasi kalau dilihat dari pengertian arsip baik yang disebutkan dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan atau yang dikemukakan para ahli di bidang ini, arsip adalah setiap bentuk informasi yang terekam, dengan media penyimpanan yang tidak terbatas pada kertas saja, tetapi termasuk di dalamnya micro film, magnetic media ataupun optical disk. Dengan pengertian yang luas tersebut, maka media arsip yang tercipta melalui kemajuan teknologi informasi sudah terantisipasi dan tercover definisi di atas. 

Penemuan-penemuan teknologi informasi ini nampaknya merupakan titik awal dari ledakan informasi yang sangat besar yang secara langsung berakibat kepada dunia kearsipan dan mau tidak mau dihadapi serta tidak dapat dihindarkan. 

Kemampuan komputer yang digunakan semakin canggih dengan ukuran yang lebih kecil dengan kecepatan 

yang lebih besar dan dengan harga yang lebih murah memungkinkan penggunaan komputer semakin meluas. Selain itu, dengan teknologi komputer dimungkinkan untuk bekerja tetap tinggal dirumah dengan dihubungkan lewat modem sehingga memungkinkan untuk tetap berkomunikasi dengan kantor. 

Memang dengan menggunakan teknologi informasi tersebut diatas secara langsung berdampak terhadap kemampuan untuk menyajikan arsip dan informasi secara lebih lengkap dan up to date dibandingkan dengan arsip kertas yang masih di tata secara manual. Dengan melalui teknologi LANs dan WANs memungkinkan pusat data di tempat berbeda dan berjauhan saling bertukar informasi dan saling melengkapi sesuai dengan kebutuhan. Dengan teknologi tersebut juga akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan serta penyediaan informasi jauh secara lebih cepat.

Dalam menghadapi tantangan jaman dan perkembangan teknologi informasi yang secara tidak langsung berpengaruh terhadap kegiatan kearsipan, maka perlu disiapkan sumber daya manusia yang berkualitas yang mampu dan terampil dalam menganalisa dan menerapkan teknologi tersebut untuk mendukung kelancaran kerja. 

Sedangkan sumber daya manusia dalam arti tenaga pengelola di bidang kearsipan pada dasarnya ada dua yang sebetulnya belum banyak dikenal di Indonesia. Indonesia sementara ini hanya mengenal tenaga arsiparis sebagai tenaga profesional kearsipan khususnya di lingkungan instansi pemerintah dengan status sebagai PNS (Pegawai Negeri Sipil). Tenaga profesi ini tidak saja ditujukan bagi mereka yang bekerja pada Arsip Nasional sebagai pengelola arsip statis, tetapi juga pada instansi pemerintah lainnya. Dengan kata lain bahwa arsiparis bukan saja menangani pekerjaan arsip statis juga arsip yang masih dinamis baik yang aktif maupun yang inaktif yang berada di instansi pemerintah non Arsip Nasional. Sementara konsepsi tenaga profesional di bidang kearsipan pada beberapa negara maju mempunyai sedikit perbedaaan yang cukup tegas antara archivist untuk tenaga profesional yang menangani pekerjaan arsip statis dan record manager sebagai pengelola arsip-arsip dinamis.